Maximaal aantal woorden voor je offerte? Deze kan je altijd weglaten

In een offerte of beleidstekst staan veel onnodige woorden. Lees hier welke je vrijwel altijd weg kan laten. 

Vaak stellen opdrachtgevers een maximum aan het aantal pagina’s aan je offerte. En terecht. Hoe minder woorden je tot je beschikking hebt, hoe meer je tot de kern van je aanbieding moet komen.

Ook morrelen mensen soms aan de marges en de regelafstand of verwijderen ze kopjes om maar zoveel mogelijk op papier te krijgen. Niet doen. Je bezorgt je opdrachtgever hoofdpijn. Voldoende witruimte in je offerte is belangrijk voor de leesbaarheid. Witruimte en tussenkopjes geven rust en nodigen uit tot doorlezen. De kunst is niet om meer woorden op één pagina te krijgen, maar om meer te zeggen met minder woorden.

Woorden schrappen

Meer zeggen met minder woorden, dat klinkt makkelijker gezegd dan gedaan. Maar één simpele truc kun je direct toepassen in je offerte: schrap zo veel mogelijk hulpwerkwoorden. Woord als kunnen, willen, zullen, gaan, moeten, hoeven. Het zijn woorden die meestal niks toevoegen aan de boodschap die je uitdraagt. Ze maken je tekst langdradig of brengen te veel nuance aan.
Hieronder een aantal voorbeelden van hulpwerkwoorden die regelmatig voorkomen in offertes maar die je meestal kunt schrappen:

Zullen

De activiteiten die je beschrijft in je offerte, vinden plaats in de toekomst. Maar dat betekent niet dat je in de toekomende tijd hoeft te schrijven. De opdrachtgever snapt echt dat je pas bij verlening van de opdracht de werkzaamheden uitvoert. Bovendien maak je je tekst veel beeldender als je in de tegenwoordige tijd schrijft. Let maar op:
‘Bij complexe software-applicaties zullen specialisten worden ingezet voor de controle.’

of

‘Specialisten controleren complexe software-applicaties.’

De laatste zin heeft veel meer kracht én is zes woorden korter.

Gaan (met die banaan)

‘Zodra het nieuwe kwaliteitsprotocol gereed is gaan we samen met de betrokken afdelingen een planning opstellen.’

Wat voegt het woordje gaan toe? Niks. We doen niks maar we gáán het doen. Je stelt de voorbereiding en niet de handeling centraal. Korter en daadkrachtiger is de volgende zin:

‘Zodra het nieuwe kwaliteitsprotocol klaar is, stellen we met de betrokken afdelingen een planning op.’

Kunnen

‘Hiermee kunnen we helpen CO- uitstoot te reduceren.’

Het zou kunnen ja, maar net zo goed van niet. Als je er zelf al niet zeker van bent, waarom zou de opdrachtgever er dan wel in geloven?
Dat je nuance wil aanbrengen in je tekst is logisch, maar wees niet onbescheiden.
Dus:

‘Hiermee reduceren we CO2-uitstoot.’

Worden

De lijdende vorm (zinnen met worden en zijn) vertraagt je tekst. Dat wordt alleen maar erger als je de lijdende vorm combineert met de toekomende tijd en je hier en daar nog wat extra nuances aanbrengt.
‘Wellicht zullen in de toekomst de algoritmes kunnen worden aangepast.’

Alsof je glazen bol het ook niet meer weet. Aanpassen dus:

‘Wellicht passen we de algoritmes in de toekomst aan.’

Lang verhaal kort:
Spoor alle zullens, wordens, kunnens, hoevens, gaans en zo meer in je tekst op met de zoekfunctie in Word, en ga na of je ze kan schrappen. Negen van de tien keer kan dat.
Het resultaat? Meer zeggingskracht met minder woorden.

Meer weten of hulp nodig? Mail me.