Als de nietmachine door je tekst gaat

Waarom ontkenningen in koppen onhandig zijn (en deze dus ook)

“Een ontkenning in een zin leidt niet zelden tot niet eerder benoemde spraakverwarringen.”
Ben jij al de weg kwijt? Ik ook. Goede reden dus om de nietmachine in een beleidsstuk, rapportage of offerte achterwege te laten.

Positieve koppen

Toen ik nog op kantoor werkte, had ik een collega met een uitgebreid assortiment bureau-accessoires. Maar als hij zijn nietmachine nodig had, bleek deze altijd uitgeleend en niet teruggebracht. Op zijn nieuwste exemplaar schreef hij daarom met dikke zwarte letters:  DEZE NIETMACHINE NIET.
Gevolg: een glimlach bij collega’s over deze woordgrap en zijn nietmachine was nooit meer kwijt.

In zakelijke teksten hebben het woordje ‘niet’ en woorden die met ‘ont’ beginnen een beroerd effect op de lezer. Hoewel het gebruik ervan soms wel noodzakelijk is. Maar daarover later meer. Eerst waarom positief formuleren beter is.

Het brein is gemakzuchtig

Ten eerste heeft het brein meer tijd nodig om een zin met een ontkenning te lezen dan eentje zonder. En dat terwijl de lezer juist graag een beetje snel door de tekst van je offerte heen wil. Die is al druk genoeg tijdens het lezen: hij moet nadenken over de voorliggende tekst, er misschien wel kritische opmerkingen bij maken en bedenken of hij vanavond pizza of pasta wil eten.

Humeur

Ten tweede werkt een negatieve geformuleerde kop op het gemoed van de lezer. Net als dat je weinig energie krijgt van de collega die altijd klaagt over het Oost-Duitse tijdschrijfsysteem, de resultaatgerichte nieuwe beoordelingssystematiek of over de staat van de wereld in het algemeen, zo hebben de meeste mensen een broertje dood aan negatieve formuleringen. Formuleringen die leiden tot mitsen, voorbehouden, en andere als-jij-niet-dit-dan-ikke-ook-niet-dat-redeneringen. Je opdrachtgever wil wel het gevoel krijgen dat jij de opdracht graag wil doen.

Roze olifant

Ten derde: kijk eens wat er gebeurt er als je de volgende zin leest: denk niet aan een roze olifant. Juist. Ineens heb je een roze olifant door je gedachten wandelen. Door te benoemen wat je niet doet, breng je de opdrachtgever op ideeën. En maak je een roze olifant veel belangrijker dan hij in werkelijkheid is.

Natuurlijk is tegen deze argumenten wel wat in te brengen. In een offerte wil je soms juist benoemen wat wel onder de aanbieding valt en wat niet. Het is goed om dat in de lopende tekst te doen, maar houd de bovenstaande kop positief. Leg de focus in de kop op wat je wel doet.

Voorbeeld van een negatieve kop in een offerte:

De burger niet informeren, maar betrekken

Onder de kop volgt een gedegen en inspirerend verhaal over een nieuwe methodiek waarmee je inwoners van een stad betrekt bij het zoeken naar oplossingen voor geluidsoverlast door wegverkeer. Toch verzet het brein zich bij deze kop. Hoezo niet informeren? Tuurlijk ga je ook informeren. De burger moet eerst weten waar het over gaat, daarna kan hij past actie ondernemen. De ontkenning leidt tot een focus op dat wat je niet doet. Zonde.

Hoe maak je de kop beter? Door a) de kop positief te formuleren en b) al iets te verklappen van hoe je de burger bij de je plannen gaat betrekken.

Zo bijvoorbeeld:

De burger betrekken door middel van co-creatie

Leg onder deze kop dan wel uit wat je met co-creatie bedoelt. Want smurftaal in je tekst is net zo dodelijk als de nietmachine.

Lang verhaal kort

Formuleer titels en koppen in offertes positief. En beperk de nietmachine in de lopende tekst.

Wil je dit soort dingen liever overlaten aan iemand die er zijn werk van heeft gemaakt? Mail me.